上 海 对 外 贸 易 学院 文 件
关于做好2012年度文件材料归档的通知
校各部门：
2012年是我校更名大学的重要之年，积极做好文件材料的归档工作对更名后学校的新发展有着重要意义。根据《档案法》、《高等学校档案管理办法》、《上海市档案条例》和《上海对外贸易学院部门文件材料收集整理立卷归档管理办法》的要求，现对2012年文件材料归档工作通知如下：
一、归档范围：
1、根据部门工作职能，凡是本部门上一年度在工作活动中所产生的具有保存价值且办理完毕的文件材料均应进行收集整理并立卷归档。具体范围详见《上海对外贸易学院归档范围和保管期限表》内容。
2、加强对更名大学过程中产生的、具有重要保存价值的文件材料的收集归档。
二、归档时间：
1、学校机关各部门应在每年六月底前完成上一年度文件材料的收集整理和立卷工作并向校综合档案室办理档案移交；
2、各院系等单位应在每年十二月底前完成上一学年的文件材料的收集整理和立卷工作并向校综合档案室办理档案移交。
三、归档要求
1、具体归档办法和要求参照《上海对外贸易学院部门文件材料收集整理立卷归档管理办法》（见附件）。
2、希望各部门领导高度重视归档工作，加强领导，督促本部门兼管档案材料的同志切实认真细致地做好归档材料的整理立卷，保质保量将本部门在教学、科研及其他公务活动中形成的材料（包括声像、电子文件材料）按时移交归档到综合档案室。
归档过程中如有疑问，请及时与综合档案室联系，档案室工作人员将提供具体的业务咨询和指导。联系人：徐玲丽、谢圣俭；联系电话：67703492、67703493。
特此通知。
附件：《上海对外贸易学院部门文件材料收集整理立卷归档管理办法》
校长办公室
2013年2月22日