各有关单位、部门： 学生档案是干部人事档案的重要组成部分，是用人单位全面了解和选拨使用人 才的真实依据。鉴于目前学生档案保管现状，学校拟将学生档案集中至综合档案室统一保管。为规范学生档案的科学管理，确保学生档案交接工作顺利完成,学校决定开展交接前学生档案自查清点工作。现将有关事项通知如下： 一、自查范围 （一）我校在读计划内统一招收的全日制本专科生、双学位和研究生的个人档案（2016届毕业生除外）； （二）因退学、出国、延毕、毕业等异动遗留下的历届全日制学生个人档案。 二、自查单位、部门 研究生部、就业指导中心、经贸学院、外语学院、法学院、金融学院、会计学院、工商管理学院、商务信息学院、会展与旅游学院、马克思主义学院、WTO学院。 三、自查阶段 2015年11月25日至2016年1月15日。 四、组织实施 （一）组织领导。各有关单位负责本单位自查工作的组织领导，协调落实本单位的自查、清点工作。 （二）组织自查。各有关单位负责学生档案自查人员要认真对照自查内容开展自查清点工作，对自查清点工作中发现的问题，要及时更正，并形成移交清单。 五、自查内容 （一）学生档案袋 1.档案袋左上角是否标明学号、姓名、学院； 2.档案袋是否完整无损; 3.档案袋上学号、姓名、学院字样是否字迹清晰、易于辨认。 （二）姓名、学号及身份证 1.学生学号、姓名、身份证号是否有误； 2.学生学号、姓名、身份证号是否一一对应； （三）学生档案材料 1.是否有高中材料（研究生除外）； 2.需盖公章的归档材料是否已加盖； 3.学生与学生之间归档材料是否相互错插； 4.在校就读期间产生材料是否都已放入； 5.归档材料是否有借出。 六、分类排列 （一）各有关学院 1. 先按本科生、专科生、研究生分类，然后每个专业班级按学号由小到大顺序排列； 2. 转专业、留级、复学、休学的学生按学号由小到大排在就读班级的当届生后面； 3.其他已毕业或不保留学籍的遗留学生档案请按每个年级学号由小到大顺序排列。 （二）就业指导中心 先按本专科生、研究生进行分类；然后每个年级按学号由小到大顺序排列。 （三）研究生部 每个年级按学号由小到大顺序排列。 七、移交清单著录 （一）各有关学院填写附件1、附件2； （二）就业指导中心填写附件3； （三）研究生部填写附件3； （四）填写说明：详见各附件页底行； （五）著录要求： 1.学号、姓名、身份证号一一对应； 2.转专业、留级、复学、休学等学籍异动的学生需在备注中注明； 3.出国、延毕、志愿者等保留学籍的学生档案在备注中注明。 4.附件只为清单样表，请各自查人员按实际学生人数分类采用Excel工作表录入，并标注页码用A4纸纵向打印。 （六）注意事项： 1.本科生学号为7位数；专科生学号为7位数，其中第3、4位为31或32；研究生学号为8位数； 2.自查完毕至移交之前如有遗留学生档案转递出去或在读学生学籍异动情况，已经列入移交清单的请删除或备注,并用醒目颜色标注。 八、清点 （一）各专业班级在读全日制学生个人档案是否与在读人数相符； （二）各专业班级在读全日制学生个人档案份数与移交清单上著录数是否相符； （三）需移交的学生档案是否按移交清单上顺序排列。 九、其他 （一）退学、已毕业等遗留下来没有学籍的学生档案一律封口。 （二）自查期间至移交之前如有遗留学生档案需转递，请按原程序办理。 （三）自查过程中如有疑问，请及时与综合档案室联系，联系电话：67703493李雁 特此通知。 附件：1.在校学生档案移交清单 2.历届遗留学生档案移交清单（一） 3.历届遗留学生档案移交清单（二） 上海对外经贸大学 2015年11月23日 附件1
移交人： 接收人： 移交单位： 接收单位： 交接时间： 附件2 历届遗留学生档案移交清单（一） 学院： 专业班级： 类别：
移交人： 接收人： 移交单位： 接收单位： 交接时间： 附件3 历届遗留学生档案移交清单（二） 部门： 年级： 至 级 类别：
移交人： 接收人： 移交单位： 接收单位： 交接时间： | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||