各有关部门、单位：
目前，学生档案已经交接完毕。为规范有序地管理学生档案，更好地为全校师生服务，现将有关事项通知如下：
一、新生档案交接
（一）研究生档案
按原程序由研究生部统一接收、汇总、整理后下发至各学院，经各学院辅导员自查审核后按规定时间移交至校综合档案室。
（二）本科生档案
按原程序由招生办及各学院辅导员接收，招生办接收的下发至各学院，经各学院辅导员自查审核后按规定时间移交至校综合档案室。
（三）本校直升的学生档案（本升硕、专升本）
由校综合档案室根据研究生部、招生办提供的信息将直升学生的学号变更后放置至新的专业班级存放。
（四）移交前新生档案管理
新生档案移交前各学院应有专人保管，以免遗失。
详情见待发的《关于做好2016级新生档案交接工作的通知》。
二、学生档案利用
（一）查阅
1、政审
校外单位政审人员需携带单位介绍信及查阅人身份证明证件前来查阅；本校政审人员需携带《上海对外经贸大学学生档案查阅申请表》、本人身份证或校园一卡通前来查阅。
因需要而摘录档案内容的，须征得档案管理人员同意。对其摘录部分，由档案管理人员与原文核对无误后，将材料复制并加盖部门公章。
2.证明
本校学生需开具社会关系、学习经历、档案在校等证明，应持本人身份证或校园一卡通、《上海对外经贸大学学生档案查阅申请表》前来办理，证明模板由综合档案室提供，并加盖部门公章，特殊情况除外。
3.其他
本校师生持本人身份证或校园一卡通前来办理，学生不能查阅本人档案，需由辅导员或档案管理员代查。如需复制学生档案材料应征得档案管理员同意，并加盖档案复制章。
（二）借出
1.学生档案借出
学生档案一般不借出。如需借出，本校教职工携《学生档案借出申请表》、本人身份证或一卡通前来办理。
2.学生档案材料借出
本校教职工携《学生档案材料借出申请表》、本人身份证或一卡通前来办理。
所有借查阅人都必须遵守借查阅制度，按规定履行借查阅登记手续，并注明借查阅事由。（详见附件1）
三、学生档案材料交接
（一）日常材料
本校学生在校形成的需要归档保存的各种奖惩、学籍变动等材料，一般由辅导员按学年进行收集，并在每年9月份携带《学生档案材料交接清单》（一式两份）、学生档案材料原件（须加盖有关部门公章）至校综合档案室进行交接。
（二）党建材料
学生党建材料由各学院负责保管，待转正后由各学院辅导员负责将学生党员材料、《学生党建材料交接清单》（一式两份）前来综合档案室交接；毕业时仍未转正的学生党建材料，由各学院与毕业生材料一起移交至综合档案室。
（三）毕业材料
学生毕业时形成的材料由各学院负责收集、汇总、整理后移交至综合档案室放入个人档案，详情见学生毕业前下发的通知。
四、学生档案暂存
因毕业等原因须暂存学生档案，需学生本人填写《上海对外经贸大学学生档案暂存申请表》，经学院盖章、综合档案室审核后进行暂存，详细规定见附件2。
五、学生档案转递
（一）日常转递
1.在校生档案转递
在校生因退学、转学或其他原因不再具有学校学籍，应携带退学、转学等相关材料、《上海对外经贸大学学生档案转递申请表》及本人有效证件前来办理。
2.历届生档案转递
（1）转回生源地一般由本人前来办理，办理时提供身份证等有效证件，若委托他人前来办理则需提供本人及代理人的有效证件及委托书；
（2）转入工作单位凭单位调档函等意向材料及有效证件办理；
（3）考取博士、硕士凭学校所发调档函及有效身份证件办理。
（4）暂存在校未转档案，综合档案室将逐年分批将暂存期满的学生档案转回生源地主管单位。
3.缓授学历、学位的学生档案转递
（1）缓授学历、学位的学生在续修期间原则上档案不能转出，如因就业、社保等事宜需将档案转出，学生可向所在学院提出申请，经学院同意并由相关负责人签名，加盖学院公章后交到综合档案室，其档案才可转出。
（2）缓授学历、学位的学生续修结束后，应由主动与校综合档案室联系，提供相关调档意向材料将档案转递。
（二）应届毕业生档案转递
各学院组织毕业生完成转递信息填写及确认，提交《××届毕业生档案转递信息表》至校综合档案室，暂存及延毕的学生档案也在信息表中标注。
校综合档案室根据转递信息表将毕业生档案通过EMS学生档案专递进行转递。
具体见每届学生毕业期间下发通知。
（三）档案退回重新转递
学生档案转递后因地址不明等原因退回后，由校综合档案室联系学生所在班级辅导员通知学生重新提供转递信息进行转递。
（四）转递去向查询
学生应及时关注本人档案是否送达转递单位，如若发现档案还未送达，请与校综合档案室联系。
1.电话查询：刘福利67703300；
2.现场查询：信息楼105室；
3.网上查询：2016届以后的毕业生通过新版校园网至校综合档案室网页凭学生身份证号查询。
六、学生档案补办
因历史原因遗失档案的历届生如需补办个人档案，须持个人补办申请、所在单位出具的档案遗失证明、原学院的证明材料，经主管校领导批准后，方可重新建档。
七、其他
1.其他未列事宜由校综合档案室特事特办，涉及人员及部门、单位望予以配合。
2.通知中所涉表格请至校综合档案室网页下载。
特此通知。
附件：1.上海对外经贸大学学生档案借查阅制度
2.上海对外经贸大学学生档案暂存规定
上海对外经贸大学
2016年9月12日
附件1
上海对外经贸大学学生档案借、查阅规定
一、查阅须知
1．任何个人不得查阅本人及其直系亲属的档案，校内人员凭身份证或校园一卡通查阅；校外人员须持有关部门的证明、介绍信、证件，填写《学生档案查阅申请表》，经相关领导批准方可查阅。
2.查阅者禁止对档案材料拍照、涂改、圈划等，未经允许不得摘录或复制。
3.查阅者应对档案内容保密，不得随意扩散档案内容。
4.翻阅两人以上档案时，须一人查阅归档后再查他人，以防错装、漏装。
5.档案查阅结束需当面归还予档案工作人员，并清点档案材料是否完整、齐全，如若丢失、破损由查阅者负责。
二、借出须知
1.学生档案材料及学生档案原则上不外借，如确因工作需要需外借的，须填写《学生档案材料借出申请表》或《学生档案借出申请表》，经相关领导批准后方可借出。
2.学生档案材料及学生档案的借出期限一般不超过两周，如需继续借阅应携带所借阅档案到综合档案室办理续借手续。
3.学生档案材料及学生档案借出后须妥善保管，不得转借他人，发现档案泄密、涂改、缺损等情况，根据情节轻重，给予教育或处分，造成后果者要追究法律责任。
四、办理地点及联系电话
1．地点：上海市松江区文翔路1900号图文信息楼105室
2．联系电话：刘福利 67703300
附件2
上海对外经贸大学学生档案暂存规定
一、暂存说明
1.原则上不建议学生不再具备学籍或毕业后人事档案暂存。
2.档案暂存不等于档案永久留校保管。
3.因学生申请档案暂存，造成未能按照档案接收单位的要求及时转递档案影响就业、办理社会保险、劳动手册等事宜，其后果由学生本人承担。
二、毕业生档案暂存
1. 上海户籍毕业生一般不暂存。
2. 外省市户籍毕业生
（1）离校时未就业或在不具备人事档案管理资质单位工作的学生，可自行确定档案是否留在学校暂存；
（2）与原签约单位毁约或解除协议的毕业生，如档案已经寄往该单位，重新签约单位未定或签约单位不具备人事档案管理资质的，可将档案退回学校暂存。
3. 国家项目、孔子学院志愿者等毕业生档案直接暂存。
三、其他学籍异动学生
转学、开除学籍、退学等其他原因不再具备学籍的学生档案一般不暂存。如特需暂存，本人须提出申请，由校综合档案室决定是否留在学校暂存。
四、暂存时间
根据教育部规定暂存2年。
五、暂存申请
符合暂存条件的学生如需暂存档案，可至本学院辅导员处提出书面申请，经学院同意后并由相关负责人签名，加盖学院公章后交到校综合档案室，其档案可在校暂为保存。
六、暂存期间及期满档案转递
1.暂存期间
暂存期间，学生可向校综合档案室提供“报到证”、调档公函等调档意向材料将其人事档案转出。
2.暂存期满
暂存期满，学生应主动联系校综合档案室并提供调档意向材料，未主动联系的，校综合档案室将逐年分批将暂存期满的学生档案转回申请表上户籍所在地生源地主管单位。
3.转递程序
（1）一般由本人前来办理，办理时请携带调档意向材料并提供身份证等有效证件。若委托他人前来办理则需提供本人及代理人的有效证件及委托书；
（2）调档意向材料上须注明档案接收单位名称、详细地址、邮编，本人学号、身份证号、学院、专业班级和单位、本人联系电话；
（3）校综合档案室根据学生提供的信息通过EMS学生档案专递进行转递。
七、暂存地点：校综合档案室（信息楼105室）
八、联系电话：刘福利 67703300