沪经贸大办〔2020〕97号
第一章 总则
第一条 为推进我校国际教育合作交流，学校通过完善机制、规范管理、明确责任、强化服务等方式，大力促进国际交换生项目的发展。
第二条 为规范国际交换生管理，强化协同育人的理念，明确各相关部门的职责，特制定本办法。
第三条 国际交换生是指基于校际教育合作协议在我校与国外院校之间互派的全日制本科生和全日制研究生。国际交换生分为派出交换生与接收交换生两类。
第四条 派出交换生赴国外院校交流的时间通常为一学期至一学年。中外合作办学项目全日制本科生和全日制研究生参加交换生项目应事先征得国外合作院校的同意，并事先确定在交流项目中所取得的学分能否抵扣外方课程学分。
第二章 管理机构
第五条 国际文化交流学院为国际交换生项目实施的归口主管部门，负责国际交换生项目协议的具体谈判、组织签约、协议保存报备及更新、协议执行，协议相关信息（学校、专业、课程、学分、选拔计划等）的统一发布，项目实施过程中相关工作的协调和管理，国际交换生的年度统计汇总工作。
国际文化交流学院负责全校性派出交换生的选拔和管理工作以及接收交换生的来华手续、入学教育与日常管理工作。学生处参与全校性派出交换生的选拔工作。
国际文化交流学院负责协调教务处、研究生院、信息技术中心、图书馆、后勤及学生社区等职能部门办理接收交换生到我校后的相关手续。
第六条 国际文化交流学院每次完成交换生协议签署之后，应在10个工作日内将合作协议报备外事处。
第七条 教务处、研究生院主要负责国际交换生的课程选修、学分认定与转换及学籍管理工作。
第八条 各学院负责派出交换生的学习计划确定、行前教育、交换学习期间的联络和管理、及回国后的成绩登记与学分转换办理等工作。各学院负责接收交换生的课程教学和成绩评定。
第三章 派出交换生
第九条 学生选拔
1.选拔派出交换生项目的实施坚持信息公开、机会均等、自愿报名、择优选拔的原则。
2.国际文化交流学院根据我校、各学院与国外合作院校签订的合作协议，汇总和及时发布全校国际交换生计划,内容包括：国外大学名称、专业要求、交换生数量、外语要求等信息。国际交换生计划的发布时间为每年的3月及9月（即春季、秋季开学一个月内）。
3.凡派出交换生项目是基于校际协议，其选拔工作由国际文化交流学院负责组织，选拔结果由国际文化交流学院报学校审批，学籍管理报教务处、研究生院审批。
秋季学期派出交换生选拔结果由国际文化交流学院在每年4月统一公布，春季派出交换生选拔结果由国际文化交流学院在每年10月统一公布。
4.派出交换生申请者的基本条件：
(1) 我校在籍的本科生和研究生，或符合我校或学院与国外院校合作协议规定的我校在籍学生；
(2) 政治素质高，热爱祖国，品德优良，具有较强的进取心和责任感；
(3) 学业成绩、外语能力优良，符合国外合作院校规定的申请条件；
(4) 身体健康，能圆满完成出国学习任务；
(5) 具有在国外学习和生活的经济能力，已交清学校的各项费用。
5.国际文化交流学院组织指导各有关学院与国外合作院校联系，获取有关申请材料。
6.国际文化交流学院指导有关学院组织通过选拔的派出交换生自行将申请材料邮寄给合作院校办理相关录取手续，收到合作院校录取通知书后，学生应第一时间将录取通知书和国外的有关课程信息报备所在学院，学院根据项目类别将学生收到的录取通知书和国外课程有关信息报国际文化交流学院、教务处、研究生院和学生处备案。
7.派出交换生的具体工作流程按照《派出交换生工作流程图》执行。
第十条 学籍、学分管理
1.学校保留派出交换生出国学习期间的学籍。派出之前，学生及其亲属必须与学校签订《赴国（境）外学习协议书》、《学生声明》及《亲属声明》。学生在国（境）外学习期满必须按时回校，逾期不归者，依据学校有关规定进行处理。
2.派出交换生应根据国际文化交流学院提供的合作院校课程名录，填写《派出交换生国（境）外修读课程申请表》，确定在对方学校预选课程，经所在学院主管教学负责人同意后，报教务处、研究生院核准。
3.派出交换生出国（境）学习期间所修科目的学分，需经各学院及教务处或研究生院审定后方可予以承认。派出交换生在合作院校的交流时间将记入修业年限。
4.派出交换生在合作院校课程学习的要求：外语类专业的交换生原则上到合作院校相同语种专业学习；非外语类专业的交换生原则上到对方院校相同或相近专业学习。交换生到合作院校学习应按照核准的《派出交换生国（境）外修读课程申请表》修读课程，每学期所选必修课不得低于三门，总学分应达到或高于本专业教学计划相应学期应修学分的要求。如修读总学分未达到本专业教学计划相应学期应修学分的要求，学生应在回国后补齐所缺学分。
5.派出交换生在合作院校实际所选课程如与国内所选课程不一致的，必须及时向所在派出学院报告，由派出学院决定所选课程是否可以认定学分。
6.派出交换生在合作院校学习所取得的各科成绩，由对方学校每学期结束后一个月内，邮寄至我校国际文化交流学院。
7.派出交换生须在新学期开学三周内填写《派出交换生成绩及学分认定申请表》，并持国际文化交流学院发放的盖有公章的成绩单办理学分认定手续。
8.派出交换生所在学院根据学生提交的《派出交换生成绩及学分认定申请表》进行审核认定并报教务处核准，教务处进行学分和成绩登记登录工作。
9.辅修课程学分的认定参照以上原则。
10.课程学分认定的原则为学分对应原则，与我校专业相关课程的学分可转换成我校专业必修课学分，非相关课程的学分根据我校选修课模块转换成相应选修课学分。
第十一条 行前管理
1.派出交换生名单一经公布，学生无特殊情况不得擅自退出。因退出而产生的相关费用，由该学生承担。学校对无特殊情况而坚持退出的学生将记录备案。
2.派出交换生应凭国（境）外有关院校录取通知书到国际文化交流学院复印交流协议，自行办理签证手续，费用自理。
3.签证办妥后，派出交换生须参加所在学院组织的安全教育和行前外事纪律教育。
4.派出交换生在国外学习期间仍须按规定向我校缴纳学费及其他相关费用，国外院校的学习生活等费用按校际合作协议执行。
5.派出学院、教务处或研究生院应将派出交换生学习状态变动情况及时录入我校学生考勤、考核名单及相关工作系统中，以及时准确反映派出交换生交换期间的学习轨迹。
第十二条境外管理
1.派出交换生学院需安排专人负责交换生工作，并指派教师通过邮件或其他方式负责交换生在国外学习期间的定期联络和指导工作。
2.派出交换生到达国外驻地后，应于2周内将国外住址和联系方式通知国际文化交流学院和所在学院指定的联系教师。
3.在国外学习期间，派出交换生应定期向派出学院汇报学习和生活情况；应遵守所在国的法律和所在学校的规章制度，尊重当地的风俗习惯和宗教信仰；应遵守外事纪律，不做任何有损国家尊严的事情；遇到重大事情应及时向我国驻当地使领馆或机构和派出学院联系人报告。
4.派出交换生出国后如发生意外事件，应第一时间与派出学院联系；派出学院应及时向国际文化交流学院交换生工作负责人员通报情况，并协同国际文化交流学院与国外院校或有关机构进行协调解决。
5.派出交换生须遵守学校的有关规章制度，原则上派出交换生在学习期满后按期回国。
第十三条 回国后的管理
1.派出交换生应在回国后15日内向派出学院报到，并以书面形式向国际文化交流学院提交交流学习报告。
2.派出交换生应按照交换学习学分转换和认定的相关规定，及时办理学分转换和认定手续。
3.派出学院应采取适当形式了解掌握派出学生的思想动态和交换学习的总体情况。
第四章 接收交换生
第十四条 各学院每学期（4月30日前、10月31日前）向教务处、研究生院提供下一学期可以向接收交换生开放的课程信息，包括课程名称、教学方案、教师简介及开课校区。
第十五条 教务处、研究生院负责审核和确定向接收交换生开放的课程和教学组织方式，并将审定的方案报国际文化交流学院。
第十六条 国际文化交流学院根据我校与合作院校的协议，以及教务处、或研究生院审定的课程及教学组织方案，联系合作院校。在每学期开学初确定并发布下一学期我校接收交换生的数量、专业和课程要求，在每学期结束前将下一学期接收交换生名单报教务处或研究生院。
第十七条 国际文化交流学院每学期（5月31日前、11月30日前）收到合作院校的申请材料后，根据出入境主管部门要求，提交至指定网址接受相关管理部门的预审，原则上自信息提交日起，在一个半月内向通过网上预审的接收交换生统一发放入学通知书和签证申请表。
第十八条 国际文化交流学院负责接收交换生的报到注册工作并在每学期开学后2周内将实际报到注册的接收交换生基本信息报教务处、研究生院和各相关学院。
第十九条 各有关学院负责接收交换生的教学组织与管理、课程考核与成绩提供。
第二十条 教务处、研究生院负责提供接收交换生的课程学习成绩及学分证明；国际文化交流学院负责制作接收交换生的学习成绩单并寄往国外合作院校。接收交换生的具体工作流程按照《接收交换生工作流程图》办理。
第五章 项目促进
第二十一条 学校鼓励学生参与海外交流，对符合条件的派出交换生给予一定的资助。
第二十二条 学校积极争取各类资源，鼓励更多的交换生来我校学习和交流。
第二十三条 国际文化交流学院跟踪国际交换生协议执行情况，及时向学校相关部门、各学院及国外合作院校反馈问题，提出改进建议或方案。
第六章 定向交换生项目协议的执行与管理
第二十四条 经学校批准、并在学校授权下，学院可与国外大学签订学院层面或专业层面的定向交换生项目协议，由学院作为协议执行主体，参照本办法，具体组织实施该项目的学生交换工作。
第二十五条 学院应在此类协议签署后10个工作日内将此类协议报国际文化交流学院、外事处、教务处、研究生院、学生处等相关职能部门备案。
第二十六条 学院作为此类协议执行主体，参照本办法，具体组织实施派出交换生的信息发布、选拔、派出、行前境外和回国后的管理。
第二十七条 学院作为此类协议执行主体，参照本办法，具体组织实施联系国外合作院校、及时联系国际文化交流学院向此类接收交换生统一发放录取通知书及提供来华签证申请材料、安排及协调落实接收此类交换生在我校学习期间的一切学习（包括课程选修、教学组织与管理、课程考核、出具成绩和成绩单等）相关的管理事宜、及时联系国际文化交流学院协同落实对此类接收交换生在我校学习期间的一切生活（包括校园卡的申请、使用校园设施设备场地、参与校园社团活动、住宿等）相关的管理事宜。
第二十八条 学院应将此类接收交换生修读课程情况（学生完成选课后10个工作日内）和课程考核成绩（课程考核结束后10个工作日内）及时报教务处、研究生院、国际文化交流学院备案。
第七章 附则
第二十九条 我校与港澳台地区高校的交换生项目的管理，由港澳台办参照本办法执行。
第三十条 本管理办法由国际文化交流学院负责解释。
第三十一条 本管理办法自校长办公会议通过之日起实施，原相关管理办法同时废止。
2020年7月第五次修订
